Absentéisme : 5 astuces pour la prévention des arrêts de travail

En France et en 2019, l’absentéisme est malheureusement un phénomène en hausse dans les entreprises. Il est aujourd’hui nécessaire de faire de la prévention sur les arrêts de travail au sein des structures. Adréa Mutuelle vous propose 5 étapes et astuces afin de prévenir les arrêts de travail et l’absentéisme.

Qu'est-ce-que l'absentéisme ?

La réponse à la question semble évidente, pourtant le terme prête souvent à confusion. Il faut en effet distinguer absentéisme et absence, ce dernier étant un phénomène individuel, la non-présence physique à son poste d’un salarié qui figure dans l’effectif pendant les horaires de travail prévues. L’absentéisme se définit quant à lui comme un phénomène collectif, une tendance ou encore un comportement considéré comme contraire à une attente sociale. L’absentéisme a une connotation péjorative car il indique une situation pathologique pour l’entreprise.

L’absentéisme est défini comme le ratio entre le nombre de jours d’absences et le nombre de jours théoriquement travaillés, on parle donc de taux d’absentéisme. L’augmentation du taux d’absentéisme est un problème qui va en s’accroissant et qui concerne de plus en plus d’entreprises, sans distinction de secteurs d’activités ou d’effectifs. En Europe, les salariés français sont ceux qui sont les plus absents au travail.

Cela a des conséquences désastreuses pour l’entreprise, ne serait-ce que l’accroissement des dépenses d’indemnités journalières. D’ailleurs, le coût moyen de l’absentéisme au travail en France coûte 25 milliards d’euros, soit environ 3 500 euros par an par employé ou environ 7% de la masse salariale. Il convient d’adopter une démarche pour gérer et prévoir l’absentéisme, notamment en analysant les données disponibles, en établissant un diagnostic spécifique et en mobilisant tous les acteurs concernés.

1. Analyse de l’absentéisme et de ses causes dans l’entreprise

La première astuce pour prévenir l’absentéisme en entreprise consiste à faire une analyse de ses causes afin de dégager les actions prioritaires. Il faut cependant distinguer l’absentéisme de ce qui ne l’est pas, en discriminant dans les indicateurs les données pertinentes à analyser. Autrement dit, il est nécessaire de prendre en compte le fait que les causes de l’absentéisme peuvent être diverses et variées selon les postes, les services, les métiers ou encore les équipes… Ainsi, il faut exclure les congés programmés, les absences pour formation, qui ne peuvent pas être considérées en tant qu’absentéisme … Les motifs d’absence qui peuvent être considérés sont les suivants :

  • Absences pour maladie ordinaire ;
  • Maladies professionnelles ;
  • Absences injustifiées ;
  • Accidents de travail.

Il est néanmoins utile de préciser qu’il n’y a pas de règle universelle pour faire la distinction, l’essentiel étant de faire valoir les absences significatives de celles susceptibles de faire l’objet d’une action de la part de l’entreprise. 

Le baromètre social est un moyen efficace pour récolter des informations de la part de vos employés sur leur situation dans l’entreprise. Ces questionnaires anonymes et confidentiels permettent de libérer la parole sur des sujets qui peuvent parfois être délicats à amener lorsqu’on est dans une situation de hiérarchie.

2. Conduire un diagnostic et mobiliser les ressources

La deuxième étape consiste à conduire un diagnostic, basé sur l’analyse de données effectuée.

Quels sont le contexte et les facteurs propres à l’entreprise ? 

Le contexte de chaque entreprise est différent par rapport à l’absentéisme car c’est un phénomène lié aux dispositions conventionnelles en vigueur. En effet, chaque structure est libre d’octroyer des « congés » supplémentaires, en dehors des dispositions prévues par la loi. 

Quant à savoir si une absence est légitime ou non, c’est à chaque branche ou chaque entreprise d’en décider. Ainsi, il faut distinguer différentes formes d’absentéisme notamment les absences longues et les absences brèves. Ensuite, la prochaine étape consiste à conduire un diagnostic de la situation pour mettre à jour l’existence de facteurs d’ambiances pénibles (par exemple, une réorganisation mal vécue).

Quels sont les leviers qui influencent l’absentéisme ? 

Cette analyse doit aussi permettre de dégager les causes spécifiques à certaines situations ; par exemple, le taux d’absentéisme particulièrement élevé parmi certaines catégories professionnelles. L’essentiel est d’établir un diagnostic sur la base du contexte spécifique à l’entreprise. A noter qu’il existe plusieurs facteurs professionnels et personnels qui peuvent influer sur le taux d’absentéisme : l’ambiance de travail, les maladies professionnelles, les accidents du travail mais aussi l’environnement de travail ou encore l’absence de confort. Il faut également préciser que l’analyse de données ne suffit pas toujours pour déterminer les actions adéquates, il peut être nécessaire de la compléter avec un diagnostic global pour déterminer les meilleures actions à envisager.

Quelles ressources mobiliser et comment bien préparer le plan d’actions ?

Le développement d’une démarche de projet collective est essentiel pour faire de l’absentéisme un enjeu commun à tous les acteurs de l’entreprise. Il faut aussi tenir compte de la durée et opter pour un processus « par étape », ainsi qu’une mobilisation des ressources adéquates, humaines et matérielles. 

La prévention de l’absentéisme doit impliquer tous les services de l’entreprise, depuis la direction jusqu’aux branches inférieures et bien entendu, l’ensemble des collaborateurs. Tous ces acteurs doivent être conscients des enjeux du plan d’actions afin d’en assurer l’efficacité.

Concernant les acteurs à mobiliser, le contexte de l’entreprise est toujours un élément crucial à prendre en compte. En effet, comme la situation peut varier d’une structure à l’autre, il en est de même pour les ressources humaines qu’il convient d’allouer pour mettre en œuvre le plan d’actions de prévention de l’absentéisme. Selon la situation, la solution ne peut nécessiter un seul acteur de l’entreprise, comme le manager par exemple tandis que dans d’autres cas, il faudra mobiliser d’autres intervenants : responsables, DRH, gérant, etc.

3. Amélioration de la qualité de vie au travail (QVT)

La Qualité de Vie au Travail est un élément primordial dans le projet de prévention de l’absentéisme ; aussi il est nécessaire de solliciter les managers et faire remonter des axes de progrès et/ou d’amélioration sur les espaces de travail. 

Le bureau... D’un espace de travail à un lieu de vie !

A l’heure actuelle, les bureaux ne sont plus seulement des lieux de travail mais aussi des lieux de vie pour les salariés qui doivent bénéficier d’espaces leur permettant de s’épanouir. Espace de co-working, salle de détente et de jeux, espace privatif... Il ne s’agit plus seulement de poser un baby-foot au coin d’une pièce pour « inviter à la détente » mais de repenser tout l’agencement des locaux dans l’objectif de répondre aux besoins et au bien-être des salariés.

De nouvelles méthodes de travail

Il y a également des axes d’amélioration à mettre en œuvre du côté des méthodes de travail, notamment avec des formations aux bonnes pratiques managériales pour améliorer l’ambiance au travail et favoriser un meilleur engagement des équipes. Le management bienveillant par exemple commence à s’installer et à faire ses preuves en mettant notamment en avant :

  •  Ecoute et disponibilité ;
  •  Souplesse et bien-être ;
  •  Mise en place d’objectifs cohérents et atteignables ;
  •  Valorisation des collaborateurs ;
  •  Donner le droit à l’erreur.

Enfin, des aménagements éventuels peuvent être envisagés en ce qui concerne les horaires et modes de travail, avec la mise en place du télétravail et des temps partiels. En effet, de plus en plus de salariés français désirent travailler à distance à temps plein ou à temps partiel. Si 29% des actifs exerçant dans un bureau pratiquent aujourd’hui le télétravail, 49% souhaiterait pouvoir en bénéficier.

 

4. Management et formations de la hiérarchie

Les managers au cœur de la stratégie de réduction des risques d’absentéisme

Le management est un des éléments essentiels pour lutter contre l’absentéisme, d’où la nécessité de former les managers. En effet, l’absentéisme n’est plus uniquement un souci pour le département des Ressources Humaines seul, mais bel et bien un problème d’environnement, de gestion voire de structure. 

En tant que premiers contacts des salariés, les managers doivent être au cœur de la stratégie de prévention de l’absentéisme. Les managers se doivent d’en comprendre les causes et les conséquences afin de pouvoir gérer ces situations et apporter des solutions durables et qui conviennent aux réalités vécues par les collaborateurs.

Une entreprise qui prend soin de mettre en place des politiques efficaces et des bonnes pratiques RH a des employés plus heureux et plus productifs. Il faut donc veiller à ce que les salariés bénéficient de compensations équitables, d’un environnement sain et sécuritaire ainsi que de formations qui puissent leur garantir une véritable évolution dans leur travail. 

Former pour mieux accompagner

Les managers de l’entreprise doivent être formés de telle sorte à pouvoir gérer les employés de manière « humaine », à apporter des solutions aux conflits et à pouvoir les motiver tout au long de leur carrière. C’est aussi valable pour les politiques et procédures qui contribuent à protéger les employés contre le harcèlement et les pratiques abusives. Tous les aspects des ressources humaines de l’entreprise doivent donc rayonner et performer à tous les niveaux et services de façon à éviter tous les facteurs et causes d’augmentation du taux d’absentéisme. 

Créer des environnements qui favorisent la communication

Enfin, il faut particulièrement prêter attention à la communication interne de l’entreprise. Le fait de communiquer sur les projets de l’entreprise permet de fédérer les équipes. Communiquez également de manière transparente avec vos collaborateurs en ce qui concerne les arrêts de travail.

De plus, donner aux salariés le moyen de s’exprimer permet à l’entreprise d’être en mesure de mieux répondre à leurs besoins et donc d’éviter l’augmentation du taux d’absentéisme sur le long terme. Il est par exemple possible de faire des enquêtes ou sondages de manière régulière pour identifier les facteurs de stress et de motivation. Si vous en avez la possibilité, vous pouvez également mettre en place des points individuels mensuels ou trimestriels. Ces points devraient permettre à chaque collaborateur de s’exprimer et de partager son ressenti.

 

5. Prévention

Pour prévenir l’absentéisme au travail, il faut mettre en place un parcours de prévention interne à l’entreprise en tenant compte de ses besoins spécifiques et des collaborateurs. Pour ce faire, l’entreprise peut procéder en trois étapes. 

  1. L’information et la sensibilisation : grâce à la mise à disposition de supports d’informations adaptés à votre entreprise (la taille, les dispositifs de communication internes existants, etc.) ;
  2. L’échange : des conférences, des ateliers, des forums, des journées de dépistage… Vous pouvez faire intervenir des experts qui échangeront avec vos collaborateurs et pourront apporter idées, solutions, réponses et écoute ;
  3. Accompagner les salariés avec la mise à disposition d’outils en ligne, de coaching ou encore d’ateliers.

La prévention de l’absentéisme passe aussi par la sensibilisation des collaborateurs sur des sujets comme le bien-être, le sommeil, les maladies cardio-vasculaires, les addictions… Autant d’éléments qui peuvent être des facteurs de risques psychosociaux qui ont une influence sur le taux d’absentéisme de l’entreprise.

L’absentéisme est un problème qui relève de plusieurs facteurs causaux qu’il est nécessaire d’identifier selon l’expérience et le contexte spécifique à une entreprise. Chaque phénomène d’absentéisme est donc un cas unique mais il est possible d’en identifier les causes et de proposer une stratégie de prévention adéquate permettant d’aller au-devant de ces problématiques. Les mutuelles, qui disposent d’informations chiffrées permettant d’aider les entreprises à établir des diagnostics précis, participent pleinement à aider leurs clients dans la maîtrise des risques, notamment ceux liés à l’absentéisme dont le coût ne cesse de s’alourdir.

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